Ein Videokonferenzsystem für die Habila GmbH

Einsatz, Erprobung und Auswertung von Videokonferenzsystemen für die Beratung von Kli­enten und Angehörigen sowie für die erforderliche intra- und extraorganisationale Zusammen­arbeit)

Ziel

Einen datenschutzkonformen und professionell gemanagten Videokonferenz-Dienst für die Beratungs- und Kommunikationsprozesse in der Habila GmbH finden und verankern.

Problem

Da die Habila GmbH auf mehrere Standorte verteilt ist, nehmen die Mitarbeiter für übergreifende Treffen viel Fahrzeit in Anspruch. Das kostet nicht nur Arbeitszeit, sondern auch deren Energie, die wortwörtlich auf der Straße bleibt.

Das Videokonferenzsystem wurde anhand vieler Kriterien ausgesucht, welche wiederum nach ihrer Wichtigkeit sortiert wurden. Ein neues Videokonferenzsystem sollte vor allem folgende Kriterien erfüllen:

  • Datenschutzkonform nach DSGVO (Datenschutzgrundverordnung).
  • Datengeschwindigkeit: Keine Verzögerungen von Ton und Bild während der Konferenzen. Live Präsentationen sowie das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten sollte möglich sein.
  • Auflösung: Teilnehmer und geteilte Medien müssen gut sichtbar sein.
  • Ton- und Sprachqualität: Keine Verzögerung in der Sprache und die Unterdrückung von Echos.
  • Teilnehmeranzahl: Es sollen mindestens 9 Teilnehmer gleichzeitig sichtbar sein, es sollen mindestens 20 Teilnehmer an einer Veranstaltung teilnehmen können, für den Moderator sollten mindestens 9 Teilnehmer bei einer Präsentation zu sehen sein.

Nach Recherchen wurde aus mehr als zehn Anbietern eine erste Vorauswahl von 3 Videokonferenzsystemen getroffen.

Für diese Vorauswahl wurden große und kleine Referenzgruppen in der Belegschaft gebildet, die die Systeme dann auch unter unterschiedlichen Bedingungen oder zu verschiedenen Zwecken genutzt haben. Die Teilnehmer mussten anschließend Fragebögen ausfüllen, die vor allem oben genannte Punkte betreffen.

Ergebnis

Nach einer Testzeit von wenigen Monaten hat sich im Zuge des Projekts das Videokonferenzsystem BigBlueButton als passendstes System erwiesen.

Fazit

Angetrieben durch die Situation während Pandemiezeiten konnten die Mitarbeiter die Vorteile von Videokonferenzen erleben. Das neue System verhilft nicht nur zum regelmäßigen Austausch unter den in Baden-Württemberg verteilten Standorten der Firma, es können zudem auch wichtige Prozesse innerhalb der Habila effektiver durchgeführt werden. Darüber hinaus wird BigBlueButton in der Zwischenzeit intern für das Durchführen von Teambesprechungen genutzt aber auch zur Beratung von Klienten und Angehörigen. Nach Außen nimmt BigBlueButton eine wichtige Rolle ein bei Bewerbungsgesprächen, dem Austausch mit Kostenträgern oder sogar Aufnahmegesprächen.